Verwalter und Wirtschaftsplan:

Insbesondere wenn die Wohnungseigentümer anlässlich der Beschlussfassung über die Jahresabrechnung mit Nachzahlungen konfrontiert werden, stellt sich für viele die Frage, ob der Verwalter wirklich mehr Geld ausgeben durfte, als ihm nach dem Wirtschaftsplan bewilligt wurde. Diese Frage ist klar zu beantworten: Der Verwalter muss sogar mehr Geld ausgeben, wenn es den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Verwaltung entspricht.

Zweck des Wirtschaftsplans ist es, aufgrund einer vorläufigen Schätzung festzustellen, welchen Gesamtbetrag die Gemeinschaft zur Lasten- und Kostenbestreitung im laufenden Wirtschaftsjahr benötigt. Durch die regelmäßige Zahlung sollen dem Verwalter die für die Erfüllung seiner Aufgaben notwendigen finanziellen Mittel zur Verfügung stehen (OLG Hamm vom 3.1.2008, Az. 15 W 240/07, ZMR 2009, 61). Demgegenüber werden in der Jahresabrechnung die tatsächlichen, im Geschäftsjahr eingegangenen Gesamteinnahmen und geleisteten Gesamtausgaben erfasst und gegenübergestellt; erst die Jahresabrechnung legt bindend fest, welche Ausgaben als Lasten und Kosten der Gemeinschaft zu behandeln sind (BGH vom 30.11.95, Az: V ZB 16/95, NJW 1996, 725). Der Wirtschaftsplan beschränkt also nicht die zukünftigen Ausgaben der Gemeinschaft, er greift dem Beschluss über die Jahresabrechnung des entsprechenden Jahres auch nicht vor (Merle in Bärmann, 11. Aufl., § 28 WEG, Rn 36).

Hiervon zu unterscheiden ist jedoch die Frage, wann und in wie weit der Verwalter von den Kostenansätzen des Wirtschaftsplans abweichen darf. Nach dem OLG Hamm (10.2.1997, Az: 15 W 197/96) handelt er Verwalter zumindest dann ordnungsgemäß, wenn der beschlossene Wirtschaftsplan entsprechenden Geldbeträge für die jeweilige Ausgabenposition vorsieht. Dasselbe gilt, wenn die Wohnungseigentümer-gemeinschaft als selbstverständlich davon ausging, dass der Verwalter die entsprechenden Ausgaben tätigte und insbesondere für Aufwendungen, die der Verwalter in Notfällen für erforderlich halten musste und eine Beschlussfassung aus Zeitgründen nicht abgewartet werden konnte (vergl. BGH vom 21.10.1976, Az: VII ZR 193/75, NJW 77, 44).

Der Verwalter ist also immer dann berechtigt und sogar verpflichtet, von den Kostenansätzen des Wirtschaftsplans abzuweichen, wenn die entsprechenden Mehraufwendungen nach dem Maßstab der ordnungsgemäßen Verwaltung objektiv erforderlich waren. Davon ausgenommen sind jedoch Sonderumlagen und die Instandsetzungsrücklage, da diese beiden Positionen streng zweckgebunden sind. Insbesondere darf die Instandsetzungsrücklage nicht zur laufenden Liquiditätssicherung verwendet werden und auch die Sonderumlage ist nur zur entsprechend dem bei Ihrer Beschlussfassung zu Grunde gelegten Inhalt zu verwenden und abzurechnen. Eine Umwidmung von Sonderumlage und Teilen der Instandsetzungsrücklage durch Beschluss der Gemeinschaft ist jedoch möglich (Vandenhouten in Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, 10.Aufl, § 21, Rn 125, § 28, Rn 34ff., 92).  Waren Ausgaben nach dem Wirtschaftsplan nicht vorgesehen, genehmigte die Wohnungseigentümergemeinschaft aber die Jahresabrechnung, die diese Ausgaben enthält, wird hierin eine nachträgliche Genehmigung der Verwaltertätigkeit zu sehen sein (vergl. OLG Hamm, 10.2.1997, Az: 15 W 197/96).

Die Abweichung von den Kostenansätzen des Wirtschaftsplans kann für den Verwalter ein Risiko darstellen, insbesondere kann er bei schuldhaften Pflichtverstößen der Gemeinschaft auf Schadensersatz haften. Es kann aber sogar seine Pflicht sein, Mehrausgaben im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung zu tätigen, insbesondere in Notfällen.