Wann muss der Verwalter das Protokoll der Eigentümerversammlung versenden?

Bei der Mitteilung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung bestehen sowohl auf Seiten der vieler Eigentümer als auch bei einigen Verwaltungen deutliche Fehlvorstellungen. Weder muss der Verwalter das Protokoll unverzüglich nach der Versammlung an die Eigentümer schicken, noch kann er sich beliebig lange damit Zeit lassen.

Neben der Verpflichtung zur Eintragung der verkündeten Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung ist der Verwalter gemäß § 24 Abs. 6 WEG weiter verpflichtet, eine Versammlungsniederschrift (Protokoll) zu erstellen. Anders als bei der Abfassung der Beschlusssammlung existiert für die Erstellung und Übersendung des Protokolls keine gesetzliche Frist, jedoch ist maßgebliche Rechtsprechung zu beachten, nach der das Protokoll spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist erstellt sein muss (BayObLG BReg 2Z 67/88, WuM 1989 S. 202; OLG Frankfurt, 20 W 165/90, WuM 1990 S. 461). In der immer noch unangefochten gültigen Entscheidung des BayObLG heißt es wörtlich:

„Die Verwalterin hat pflichtwidrig das Protokoll erst am … gefertigt und abgesandt, also weniger als eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist … . Dieser Zeitraum muss aber dem Wohnungseigentümer auch für die unter Umständen erst nach rechtlicher Beratung zu treffende Entscheidung zur Verfügung stehen, ob er einen Eigentümerbeschluss, von dessen Existenz er unverschuldet nicht früher Kenntnis erlangt hat, beim Amtsgericht anfechten soll (vgl. auch BGH NJW 1986, 257/286).“

Soweit der Verwalter auch Versammlungsleiter ist, fällt ihm grundsätzlich die Aufgabe zu, auch das Protokoll zu erstellen. Gemäß § 24 Abs.6 S.2 WEG benötigt der Verwalter zur Ausfertigung der Versammlungsniederschrift im Regelfall die Unterschrift des Beiratsvorsitzenden und seines Vertreters; wenn kein Beirat bestellt ist, ist zumindest die Unterschrift eines weiteren Eigentümers erforderlich, der ebenfalls an der Versammlung teilgenommen hat. Insbesondere bei der Unterschriftsleistung durch Beiräte trifft der Verwalter oftmals auf deutlich andere Vorstellungen zum Inhalt des Protokolls.  Hier ist es für den Verwalter ratsam, sich mit den abweichenden Vorstellungen auseinanderzusetzen – auch um einer ggf. gerichtlichen Protokollberichtigung zu begegnen. Scheitern die Einigungsbemühungen oder wird die Unterschrift schlicht verweigert, so muss dies der Verwalter hinnehmen, da die Unterschrift nicht erzwungen werden kann (Elzer in Jennißen, WEG, 3. Aufl., § 24, Rn 127). Fehlende Unterschriften berühren im Allgemeinen nicht die Gültigkeit des Protokolls oder der Beschlüsse, lediglich der Beweiswert der Versammlungsniederschrift ist gemindert (Kümmel in Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, 9.Aufl., § 24, Rn 68). Etwas anderes gilt nur dann, wenn in der Teilungserklärung ausdrücklich die Unterzeichnung des Protokolls durch bestimmte Personen zum Gültigkeitserfordernis erhoben wurde.

In vielen Veröffentlichungen wird noch immer ausgeführt, dass der Verwalter Kopien der Versammlungsniederschriften den Wohnungseigentümern nicht übersenden müsse. Tatsächlich gewährt das Gesetz dem Eigentümer nur ein Einsichtsrecht, § 24 Abs.6 S.3 WEG. Allerdings ist die Verpflichtung zur Protokollübersendung heute weit überwiegend in den Verwalterverträgen geregelt und auch in vielen Teilungserklärungen niedergelegt. Zumindest entspricht es auch ohne Vereinbarung der gängigen Praxis in fast allen Eigentümergemeinschaften, dass Protokollabschriften durch den Verwalter versandt werden. Eine jahrelange Übung führt hier zu einer stillschweigenden Änderung des Verwaltervertrages; der Verwalter kann dann nicht mehr einseitig von der Übersendung der Protokolle absehen (Kümmel in Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, 9.Aufl., § 24, Rn 73).

Der Inhalt und die Berichtigung von Protokollen der Eigentümerversammlung:

Der Inhalt und die Berichtung von WEG Protokollen der Eigentümerversammlung:

Der Inhalt des Protokolls der Eigentümerversammlung ist oftmals Anlass vieler Streitigkeiten. Was muss die Niederschrift enthalten, was darf sie enthalten und können der Beirat oder einzelne Eigentümer rechtmäßig Änderungen einfordern. Das Wohnungseigentumsgesetz enthält in § 24 Abs.6 nur rudimentäre Regelungen, es heißt dort:

„Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen.“

Nach Rechtsprechung und Literatur muss das Protokoll das „ob und wie“ der Beschlussfassung enthalten. Neben dem Wortlaut der Beschlüsse sind auch solche Voraussetzungen zu beurkunden, die für die Beurteilung der Wirksamkeit eines Beschlusses und seines ordnungsgemäßen Zustandekommens von essentieller Bedeutung sind (Elzer in Jennißen, Kommentar zum WEG, 3.Aufl., § 119, Rn 119, 122). Dies bedeutet, dass die Niederschrift zumindest den Ort und den Zeitpunkt der Versammlung, die Feststellungen des Vorsitzenden zur Beschlussfähigkeit, die Beschlüsse im genauen Wortlaut, das exakte Abstimmungsergebnis sowie die Verkündung des Beschlusses enthalten muss (vergl. Hügel/Scheel, Rechtshandbuch Wohnungseigentumsrecht, 3.Aufl., S.516; Merle in Bärmann, Kommentar zum Wohnungseigentumsgesetz, 11. Aufl., § 24, Rn 109; Kümmel in Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, 10.Aufl., § 24, Rn 66). Darüber hinausgehende Protokollinhalte sind zwar grundsätzlich zulässig, stehen aber allein im Ermessen des Versammlungsleiters/Protokollführers (Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 120). Nach der Teilungserklärung kann jedoch eine umfassendere Verpflichtung zur Protokollierung des Versammlungsablaufs im Einzelfall vereinbart sein (vergl. BayObLG vom 3.12.2003 – 2Z BR 188/03, ZMR 2004, 443). Auch ist es regelmäßig nicht zu beanstanden, wenn der Protokollant über den Mindestinhalt hinausgehende Inhalte in der Niederschrift aufnimmt (Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 120).

Nach der Rechtsprechung kann die Änderung des Protokolls nur in Ausnahmefällen von den Versammlungsteilnehmern verlangt werden (OLG Hamm vom 25.4.1989 - 15 W 353/87 - OLGZ 1989, 314 (316)). So ist es regelmäßig nicht ermessenfehlerhaft, wenn nicht alle Redebeiträge in der Niederschrift wiedergegeben werden (BayObLG vom 3.12.2003 – 2Z BR 188/03, ZMR 2004, 443 (444)). Es ist nicht die Aufgabe der WEG-Versammlungsniederschrift, alle nicht anwesenden Eigentümer über alle Diskussionsbeiträge zu unterrichten (BayObLG vom 5.12.1989 – 2Z 121/89 -WuM 1990, 173; Kümmel in Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, 10.Aufl., § 24, Rn 66). Ausnahmsweise kann eine Ergänzung jedoch im Einzelfall geboten sein, wenn nur mit der Ergänzung die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung erreicht werden, z.B. um eine eindeutig drohende Missdeutung des Beschlussergebnisses zu verhindern (vergl. OLG Hamm vom 25.4.1989 - 15 W 353/87 - OLGZ 1989, 314 (316); Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 120).

Jeglicher Protokollinhalt muss jedoch die Grundsätze der Richtigkeit, Unparteilichkeit und Verhältnismäßigkeit wahren (Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 121). Jedoch führt nicht jede nachgewiesene Unrichtigkeit des Protokolls zu einem Korrekturanspruch; dies ist nur dann gegeben, wenn ein Eigentümer dadurch rechtswidrig beeinträchtigt wird oder eine rechtlich erhebliche Willenserklärung falsch beurkundet wurde (KG vom 20.3.1989 – 24 W 3239/88 - MDR 1989, 742; BayObLG vom 5.12.1989 – 2Z 121/89 -WuM 1990, 173; Merle in Bärmann, a.a.O., Rn 125). Insbesondere bei strafrechtlich relevanten falschen Protokollinhalten oder solchen, die das Persönlichkeitsrecht rechtswidrig beinträchtigen wird ein Berichtigungsanspruch daher bejaht (BayObLG, a.a.O.; LG Hamburg vom 18.8.2010 – 318 S 168/09, ZMR 2011, 664).

Weist das Protokoll Fehler auf, können diese ohne Einhaltung von Fristen durch die Unterzeichner des Protokolls gemeinsam berichtigt werden, nicht jedoch vom Verwalter allein oder auf Grund eines Beschlusses der Eigentümerversammlung (Elzer in Jennißen, a.a.O. Rn 137; BayObLG vom 12.9.2002 – 2Z BR 28/02, ZMR 2002, 951 (952). Enthält das Protokoll nicht den gesetzlichen oder nach der Gemeinschaftsordnung vorgeschriebenen Mindestinhalt, so sind die getroffenen Beschlüsse im Allgemeinen nur anfechtbar, nicht jedoch nichtig (BGH vom 3.7.1997 - V ZB 2/97 - NJW 1997, 2956); der Mangel kann aber noch im gerichtlichen Verfahren behoben werden (OLG München 07.08.2007 - 34 Wx 3/05 ZMR 2007, 883). In welcher Frist und welcher Form ein Berichtigungsanspruch geltend zu machen ist, ist in Rechtsprechung und Literatur umstritten. Teile der Rechtsprechung (OLG Hamm vom 24.1.1985 - 15 W 450/84 – MDR 1985, 502; KG vom 6.6.1990 – 24 W 1227/90 – WuM 1990, 363) halten in einem solchen Fall die Monatsfrist der Anfechtungsklage für maßgeblich während andere (Merle in Bärmann, a.a.O., Rn 130; Sullmann in Jennißen, a.a.O., § 46 WEG, Rn 74f. ) eine einen unbefristeten Berichtigungsanspruch für richtig halten.  Nach der hier vertretenen Ansicht sind Mängel in der Beschlussfassung, also hinsichtlich des Wortlauts oder des Zustandekommens, aus Gründen der Rechtssicherheit und der Bindungswirkung für Dritte (§ 10 Abs.4 WEG) innerhalb der Monatsfrist im Rahmen einer Anfechtungsklage geltend zu machen. Dagegen kann die Berichtigung aller fakultativen Bestandteile des Protokolls, insbesondere ehrverletzende Äußerungen fristfrei verlangt werden. In diesem Falle richtet sich der Anspruch gegen die Unterzeichner des Protokolls; Grundsätzlich hat jede Berichtigung den Eigentümern mitgeteilt zu werden(Kümmel, a.a.O., Rn 74f.).

Als Fazit ist festzuhalten, dass die Niederschrift grundsätzlich nur der Information über den Inhalt (genauer Wortlaut) und über das Zustandekommens von Beschlüssen der Eigentümerversammlung vermitteln muss. Hinsichtlich darüber hinausgehender Inhalte wird dem Versammlungsleiter, zumeist der Verwalter, von der Rechtsprechung ein weites Ermessen eingeräumt. Eine Änderung des Protokolls kommt nur in Betracht, wenn dessen Fortbestand zu untragbaren Ergebnissen führt. Wird die Berichtigung eines Beschlusstextes oder der der Beschlussfassung zu Grunde liegenden Formalien verlangt, so sollte aus Sicherheitsgründen die Monatsfrist der Anfechtungsklage eingehalten werden