Labels

Donnerstag, 2. Oktober 2014

Wann muss der Verwalter das Protokoll der Eigentümerversammlung versenden?


Bei der Mitteilung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung bestehen sowohl auf Seiten der vieler Eigentümer als auch bei einigen Verwaltungen deutliche Fehlvorstellungen. Weder muss der Verwalter das Protokoll unverzüglich nach der Versammlung an die Eigentümer schicken, noch kann er sich beliebig lange damit Zeit lassen.

Neben der Verpflichtung zur Eintragung der verkündeten Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung ist der Verwalter gemäß § 24 Abs. 6 WEG weiter verpflichtet, eine Versammlungsniederschrift (Protokoll) zu erstellen. Anders als bei der Abfassung der Beschlusssammlung existiert für die Erstellung und Übersendung des Protokolls keine gesetzliche Frist, jedoch ist maßgebliche Rechtsprechung zu beachten, nach der das Protokoll spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist erstellt sein muss (BayObLG BReg 2Z 67/88, WuM 1989 S. 202; OLG Frankfurt, 20 W 165/90, WuM 1990 S. 461). In der immer noch unangefochten gültigen Entscheidung des BayObLG heißt es wörtlich:

„Die Verwalterin hat pflichtwidrig das Protokoll erst am … gefertigt und abgesandt, also weniger als eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist … . Dieser Zeitraum muss aber dem Wohnungseigentümer auch für die unter Umständen erst nach rechtlicher Beratung zu treffende Entscheidung zur Verfügung stehen, ob er einen Eigentümerbeschluss, von dessen Existenz er unverschuldet nicht früher Kenntnis erlangt hat, beim Amtsgericht anfechten soll (vgl. auch BGH NJW 1986, 257/286).“

Soweit der Verwalter auch Versammlungsleiter ist, fällt ihm grundsätzlich die Aufgabe zu, auch das Protokoll zu erstellen. Gemäß § 24 Abs.6 S.2 WEG benötigt der Verwalter zur Ausfertigung der Versammlungsniederschrift im Regelfall die Unterschrift des Beiratsvorsitzenden und seines Vertreters; wenn kein Beirat bestellt ist, ist zumindest die Unterschrift eines weiteren Eigentümers erforderlich, der ebenfalls an der Versammlung teilgenommen hat. Insbesondere bei der Unterschriftsleistung durch Beiräte trifft der Verwalter oftmals auf deutlich andere Vorstellungen zum Inhalt des Protokolls.  Hier ist es für den Verwalter ratsam, sich mit den abweichenden Vorstellungen auseinanderzusetzen – auch um einer ggf. gerichtlichen Protokollberichtigung zu begegnen. Scheitern die Einigungsbemühungen oder wird die Unterschrift schlicht verweigert, so muss dies der Verwalter hinnehmen, da die Unterschrift nicht erzwungen werden kann (Elzer in Jennißen, WEG, 3. Aufl., § 24, Rn 127). Fehlende Unterschriften berühren im Allgemeinen nicht die Gültigkeit des Protokolls oder der Beschlüsse, lediglich der Beweiswert der Versammlungsniederschrift ist gemindert (Kümmel in Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, 9.Aufl., § 24, Rn 68). Etwas anderes gilt nur dann, wenn in der Teilungserklärung ausdrücklich die Unterzeichnung des Protokolls durch bestimmte Personen zum Gültigkeitserfordernis erhoben wurde.

In vielen Veröffentlichungen wird noch immer ausgeführt, dass der Verwalter Kopien der Versammlungsniederschriften den Wohnungseigentümern nicht übersenden müsse. Tatsächlich gewährt das Gesetz dem Eigentümer nur ein Einsichtsrecht, § 24 Abs.6 S.3 WEG. Allerdings ist die Verpflichtung zur Protokollübersendung heute weit überwiegend in den Verwalterverträgen geregelt und auch in vielen Teilungserklärungen niedergelegt. Zumindest entspricht es auch ohne Vereinbarung der gängigen Praxis in fast allen Eigentümergemeinschaften, dass Protokollabschriften durch den Verwalter versandt werden. Eine jahrelange Übung führt hier zu einer stillschweigenden Änderung des Verwaltervertrages; der Verwalter kann dann nicht mehr einseitig von der Übersendung der Protokolle absehen (Kümmel in Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, 9.Aufl., § 24, Rn 73).

Keine Kommentare:

Kommentar posten