Wann muss der Verwalter zur Eigentümerversammlung einladen? Das Einberufungsverlangen nach § 24 Abs.2 WEG:

Die Einberufung der Eigentümerversammlung wird in § 24 Abs.1-4 WEG und von den meisten Teilungserklärungen (Miteigentumsordnungen) geregelt. Die Versammlung hat im Wohnungseigentumsrecht eine zentrale Bedeutung: Sie ist das oberste Entscheidungs- und Willensbildungsorgan der Gemeinschaft; alle Fragen die über die schlichte laufende Verwaltung hinausgehen, müssen von Ihr beraten und entschieden werden. Nach dem Gesetz ist die Versammlung mindestens einmal pro Kalenderjahr durchzuführen und wenn besondere Umstände oder mindestens ein Viertel aller Eigentümer dies fordern. Da wirksame Beschlüsse in der Regel nur gefasst werden können, wenn der Verwalter zur Eigentümerversammlung einlädt, kommt dem Einberufungsverlangen eine wichtige Bedeutung zu, insbesondere bei untätigen oder zu selbständigen Verwaltern.

Nach § 24 Abs.1 WEG muss die Wohnungseigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr einberufen werden. Diese gesetzliche Vorgabe ist zwingend und kann auch nicht durch Mehrheitsbeschluss abgeändert werden. Nur wenn alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer ausdrücklich auf die Abhaltung einer Versammlung verzichten, braucht in diesem Jahr keine durchgeführt zu werden. Ein Verzicht für die Zukunft, über einen konkreten Einzelfall hinaus, ist dagegen nicht möglich. In der Teilungserklärung kann auch zulässigerweise eine häufigere Abhaltung von Eigentümerversammlungen (etwa alle 6 Monate) vereinbart werden, nicht aber ein längerer Zeitraum als einmal pro Kalenderjahr (Bärmann/Pick, 18. Aufl., § 24, Rn 2, umstritten).

Über die jährliche Hauptversammlung hinaus, hat der Verwalter gemäß § 24 Abs.2 WEG eine außerordentliche Eigentümerversammlung dann einzuberufen, wenn sie schriftlich unter Angabe der beabsichtigten Tagesordnungspunkte sowie der Gründe für die Eilbedürftigkeit von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird. Entscheidend ist das Kopfprinzip, nicht die Miteigentumsanteile. Geht dem Verwalter ein solches Einberufungsverlangen zu, so hat er nur ein formelles Prüfungsrecht, d.h. er darf nur prüfen, ob überhaupt grundbuchliche Eigentümer die Einberufung verlangen, die Schriftform gewahrt ist, ob ein rechtlich zulässiger Beschlussgegenstand umrissen ist und ob ein Zuwarten bis zur nächsten Eigentümerversammlung nicht zumutbar ist.

Nur die in Abteilung I des (Wohnungs-) Grundbuchs eingetragene Eigentümer dürfen ein Einberufungsverlangen (mit-)tragen. Wenn zum Zeitpunkt des Zugangs des Einberufungsverlangens dieses auch von Nichteigentümern unterschrieben ist, sind diese bei der Berechnung des Quorums nicht zu werten (Kümmel in Niedenführ/Vandenhouten/Kümmel, 9. Aufl. § 24, Rn 10).

Gemäß § 24 Abs.2 muss das Einberufungsverlangen „schriftlich“ beim WEG-Verwalter eingereicht werden; dies bedeutet, dass die strenge Schriftform des § 126 Abs.1 BGB hierbei eingehalten werden muss. Nur von allen Ausstellern eigenhändig unterzeichnete Einberufungsverlangen sind wirksam, womit Telefaxe, E-Mails oder kopierte Unterschriften unzulässig sind (Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 10). Eigentümer können sich jedoch bei dem Einberufungsverlangen vertreten lassen, z.B. durch einen Rechtsanwalt (Kümmel in Niedenführ/Vandenhouten/Kümmel, a.a.O., Rn 11). Die Teilungserklärung kann jedoch das Schriftformerfordernis abmildern.

Unzulässig sind solche Tagesordnungspunkte für die die Gemeinschaft keine Beschluss-kompetenz besitzt oder die gegen zwingende Gesetze oder nicht abänderbare Regelungen der Teilungserklärung verstoßen (Elzer in Jennißen, 3.Aufl., § 24 Rn 8). Beispiele für unzulässige Tagesordnungspunkte wären Zahlungsforderungen gegen ausgeschiedene Eigentümer (siehe Blog vom 9.11.12), persönliche Handlungspflichten einzelner Eigentümer (siehe Blog vom 13.11.2012) oder aber nicht einzelfallbezogene Umlageveränderungen von Instandsetzungskosten b.z.w. eine Heizkostenverteilung zu 100% nach Verbrauch (Verstoß gegen § 16 Abs.4 WEG b.z.w. gegen die HeizkostenVO).

Der in § 24 Abs.2 WEG genannte „Grund“ für die Versammlung bezieht sich auf die besondere Eilbedürftigkeit der angestrebten Beschlussfassung, die ein Zuwarten auf die nächste ordentliche Eigentümerversammlung nicht erlaubt (Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 12). Die Eilbedürftigkeit ist daher im Antrag von den Eigentümern zu begründen, wobei jedoch eher geringe Anforderungen bestehen. Grundsätzlich ist aber der Verwalter nicht verpflichtet, Terminvorgaben der Eigentümer zu erfüllen (Kümmel in Niedenführ/Vandenhouten/Kümmel, a.a.O., Rn 11). Zumindest wenn sich eine gewisse Dringlichkeit aus den geschilderten Umständen ergibt, ist der Verwalter im Allgemeinen verpflichtet, innerhalb eines Monats nach Zugang des Einberufungsverlangens die Einladung zur Versammlung zu versenden (Bärmann/Pick, a.a.O., Rn 7). Wenn die Dringlichkeit des Einberufungsverlangens jedoch weder dargelegt ist oder sich aus den Umständen ergibt, so ist der Verwalter verpflichtet, die Beschlussanträge auf die Tagesordnung der nächsten ordentlichen Eigentümerversammlung zu setzen.

Der Verwalter hat gegenüber einem wirksamen Einberufungsverlangen  kein materielles Prüfungsrecht, d.h. er darf nicht entscheiden, ob nach seiner Auffassung die geforderten Tagesordnungspunkte überhaupt einer Beschlussfassung bedürfen; selbst Wahrheitsgehalt der Behauptungen oder deren Plausibilität entziehen sich der Beurteilung durch den Verwalter. Ausgenommen sind lediglich die Fälle des klaren Missbrauchs, die jedoch sehr zurückhaltend zu beurteilen sind (OLG München vom 21.6.2006, Az: 34 Wx 28/06, ZMR 2006, 719 (720); Kümmel in Niedenführ/Vandenhouten/Kümmel, a.a.O., Rn 11; Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 14a).

Lehnt der Verwalter die Durchführung der Eigentümerversammlung ab, so hat er dies den Antragstellern mitzuteilen (Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 14). Bestehen keine rechtmäßigen Ablehnungsgründe, muss der Verwalter eine außerordentliche Eigentümerversammlung unverzüglich einberufen, selbst wenn es dabei um seine Abberufung geht. Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig oder nimmt er fälschlich keine Eilbedürftigkeit an, so besteht dem Grunde nach ein Anspruch auf Schadensersatz gegen ihn (OLG Düsseldorf v. 25.8.2003, Az: I-3 Wx 217/02, ZMR 2004, 692; Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 14) und der Beirat (sofern ein solcher bestellt ist) darf anstelle des Verwalters die Versammlung einberufen, § 24 Abs.3 WEG. Existiert dagegen kein Beirat, so muss das Wohnungseigentumsgericht auf Antrag eines Eigentümers die Voraussetzungen für eine Versammlung schaffen (OLG Zweibrücken v.16.09.2010, Az: 3 W 132/10, NZM 2011, 79).

Grundsätzlich ist es sogar möglich, dass ein einzelner Eigentümer erfolgreich die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung verlangen kann. Dies kommt dann in Betracht, wenn die Einberufung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht und dringend eine Beschlussfassung der Eigentümer herbeigeführt werden muss (Kümmel in Niedenführ/Vandenhouten/Kümmel, a.a.O., Rn 14). Hier steht dem Verwalter jedoch ein deutlich größerer Ermessensspielraum zu, als im Rahmen des Einberufungsverlangens nach § 24 Abs.2 WEG. Im Wesentlichen ist dieses Recht des einzelnen auf solche Fälle beschränkt, in denen der Verwalter von sich aus verpflichtet wäre, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen, z.B. bei Maßnahmen die keinen Aufschub dulden und über den Bereich laufenden Verwaltung hinausgehen (größere Sanierungsmaßnahmen, Rechtsverfolgung etc.).

Einladung zur Eigentümerversammlung: Was muss die Tagesordnung enthalten? Wie müssen die Beschlüsse vorbereitet sein?

Gemäß § 23 Abs.2 WEG ist der Gegenstand der Beschlussfassung in der Einladung zur Eigentümerversammlung anzugeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Beschluss in der Einladung vorzuformulieren wäre; das Beschlussthema ist mitzuteilen, um so die Eigentümer vor überraschenden Beschlüssen zu schützen (OLG Schleswig, ZWE 2007, 51 (53); Merle/Bärmann, Wohnungseigentumsgesetz, 11. Aufl., § 23 , Rn 76). Zweck dieser Vorschrift ist, dass die Eigentümer entscheiden können, ob die beabsichtigen Beschlüsse für sie überhaupt von Belang sind und um sich ggf. thematisch auf die Versammlung vorbereiten zu können (OLG München, NZM 2005, 825 (827); OLG Düsseldorf, ZMR 2001, 723).

Geht es bei den avisierten Beschlüssen um die Beauftragung von Firmen, so hat der Verwalter die Eigentümerversammlung durch eine entsprechende Ausschreibung vorzubereiten und mehrere Angebote einzuholen. Bei Aufträgen im Bereich von etwa 1.000 € wird es noch ausreichen, wenn zwei vergleichbare Angebote vom Verwalter eingeholt werden und diese mit Angebotsbetrag und –Umfang in der Einladung schriftlich dargestellt werden. Bei komplexen und/oder deutlich teureren Sanierungsvorhaben ist der Verwalter aber verpflichtet, objektiv nachvollziehbare, die Einzelheiten der durchzuführenden Arbeiten ausweisende Sanierungsangebote von Fachfirmen einzuholen (BayObLG, ZWE 2000, 37 (38)).Um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten, sollten die Angebote die wesentlichen Kostenpositionen betragsmäßig ausweisen. Im Regelfall sollten drei Angebote eingeholt werden, um einerseits die Üblichkeit der Kosten und andererseits verschiedene wirtschaftliche Sanierungsmöglichkeiten prüfen zu können (Merle/Bärmannn, a.a.O., § 21, Rn28; Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, Wohnungs-eigentumsgesetz, 9. Aufl., § 21WEG,Rn 69). Bei der weiteren Bestellung eines Dienstleisters, der bereits für die Gemeinschaft längerfristig tätig war, sind Vergleichsangebote ausnahmsweise nicht erforderlich (z.B. bei Wiederbestellung des WEG-Verwalters: BGH vom 1.4.2011, Az: V ZR 96/10, NZM 2011, 515).

Wenn mit den in der Tagesordnung avisierten Beschlüssen erhebliche Eingriffe in das Sonder- und/oder Gemeinschaftseigentum verbunden sein werden und/oder deutliche finanzielle Belastungen entstehen, ist umso ausführlicher der Beschlussgegenstand und dessen Finanzierung in der Einladung darzustellen (OLG Hamm, NJW-RR 1993, 468 (469); OLG München, NZM 2006, 934; Merle/Bärmann, a.a.O., § 23, Rn 77; Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, a.a.O., § 23, Rn 63). So empfiehlt es sich zumindest bei Maßnahmen mit einem finanziellen Volumen von ca. 5.000,00 € die eingeholten Vergleichsangebote, ggf. vorhandene weitere Informationen wie z.B. Sachverständigengutachten, der Einladung in Kopie beizufügen und im Text der Einladung darauf zu verweisen. Bei gravierenden Einwirkungen auf das Sondereigentum einzelner Eigentümer kann es sogar notwendig werden, in der Einladung ausdrücklich darauf hinzuweisen (OLG Hamm, DWE 1992, 35 (36); Merle/Bärmann, a.a.O., § 23 WEG, Rn 77).

Folge eines Ladungsmangels ist nicht die Nichtigkeit des Beschlusses, sondern nur dessen Anfechtbarkeit (Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, a.a.O., § 23, Rn 65; Merle/Bärmann, a.a.O., § 23, Rn 77). Die Aufhebung des angefochtenen Beschlusses kommt jedoch nur in Betracht, wenn die abwesenden Eigentümer, einschließlich derer, die sich in der Versammlung vertreten ließen, zusammen über die Stimmmehrheit darstellen. Nach der gesetzlichen Vermutung beruht der Beschluss auf dem Ladungsmangel; diese Vermutung ist jedoch widerlegbar, wenn die anwesenden Eigentümer den Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit allein hätten fassen können. Die Stimmen der vertretenen Eigentümer sind dabei nicht als Ja-Stimmen zu werten, da die erteilte Vollmacht sich grundsätzlich nur auf die Abstimmung zu den in dem Einladungsschreiben vorgesehenen Tagesordnungspunkten erstreckt (OLG München, NZM 2005, 825 (827); OLG Hamm NJW-RR 1993, 468).