Wann muss der Verwalter das Protokoll der Eigentümerversammlung versenden?

Bei der Mitteilung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung bestehen sowohl auf Seiten der vieler Eigentümer als auch bei einigen Verwaltungen deutliche Fehlvorstellungen. Weder muss der Verwalter das Protokoll unverzüglich nach der Versammlung an die Eigentümer schicken, noch kann er sich beliebig lange damit Zeit lassen.

Neben der Verpflichtung zur Eintragung der verkündeten Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung ist der Verwalter gemäß § 24 Abs. 6 WEG weiter verpflichtet, eine Versammlungsniederschrift (Protokoll) zu erstellen. Anders als bei der Abfassung der Beschlusssammlung existiert für die Erstellung und Übersendung des Protokolls keine gesetzliche Frist, jedoch ist maßgebliche Rechtsprechung zu beachten, nach der das Protokoll spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist erstellt sein muss (BayObLG BReg 2Z 67/88, WuM 1989 S. 202; OLG Frankfurt, 20 W 165/90, WuM 1990 S. 461). In der immer noch unangefochten gültigen Entscheidung des BayObLG heißt es wörtlich:

„Die Verwalterin hat pflichtwidrig das Protokoll erst am … gefertigt und abgesandt, also weniger als eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist … . Dieser Zeitraum muss aber dem Wohnungseigentümer auch für die unter Umständen erst nach rechtlicher Beratung zu treffende Entscheidung zur Verfügung stehen, ob er einen Eigentümerbeschluss, von dessen Existenz er unverschuldet nicht früher Kenntnis erlangt hat, beim Amtsgericht anfechten soll (vgl. auch BGH NJW 1986, 257/286).“

Soweit der Verwalter auch Versammlungsleiter ist, fällt ihm grundsätzlich die Aufgabe zu, auch das Protokoll zu erstellen. Gemäß § 24 Abs.6 S.2 WEG benötigt der Verwalter zur Ausfertigung der Versammlungsniederschrift im Regelfall die Unterschrift des Beiratsvorsitzenden und seines Vertreters; wenn kein Beirat bestellt ist, ist zumindest die Unterschrift eines weiteren Eigentümers erforderlich, der ebenfalls an der Versammlung teilgenommen hat. Insbesondere bei der Unterschriftsleistung durch Beiräte trifft der Verwalter oftmals auf deutlich andere Vorstellungen zum Inhalt des Protokolls.  Hier ist es für den Verwalter ratsam, sich mit den abweichenden Vorstellungen auseinanderzusetzen – auch um einer ggf. gerichtlichen Protokollberichtigung zu begegnen. Scheitern die Einigungsbemühungen oder wird die Unterschrift schlicht verweigert, so muss dies der Verwalter hinnehmen, da die Unterschrift nicht erzwungen werden kann (Elzer in Jennißen, WEG, 3. Aufl., § 24, Rn 127). Fehlende Unterschriften berühren im Allgemeinen nicht die Gültigkeit des Protokolls oder der Beschlüsse, lediglich der Beweiswert der Versammlungsniederschrift ist gemindert (Kümmel in Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, 9.Aufl., § 24, Rn 68). Etwas anderes gilt nur dann, wenn in der Teilungserklärung ausdrücklich die Unterzeichnung des Protokolls durch bestimmte Personen zum Gültigkeitserfordernis erhoben wurde.

In vielen Veröffentlichungen wird noch immer ausgeführt, dass der Verwalter Kopien der Versammlungsniederschriften den Wohnungseigentümern nicht übersenden müsse. Tatsächlich gewährt das Gesetz dem Eigentümer nur ein Einsichtsrecht, § 24 Abs.6 S.3 WEG. Allerdings ist die Verpflichtung zur Protokollübersendung heute weit überwiegend in den Verwalterverträgen geregelt und auch in vielen Teilungserklärungen niedergelegt. Zumindest entspricht es auch ohne Vereinbarung der gängigen Praxis in fast allen Eigentümergemeinschaften, dass Protokollabschriften durch den Verwalter versandt werden. Eine jahrelange Übung führt hier zu einer stillschweigenden Änderung des Verwaltervertrages; der Verwalter kann dann nicht mehr einseitig von der Übersendung der Protokolle absehen (Kümmel in Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, 9.Aufl., § 24, Rn 73).

Der Inhalt und die Berichtigung von Protokollen der Eigentümerversammlung:

Der Inhalt und die Berichtung von WEG Protokollen der Eigentümerversammlung:

Der Inhalt des Protokolls der Eigentümerversammlung ist oftmals Anlass vieler Streitigkeiten. Was muss die Niederschrift enthalten, was darf sie enthalten und können der Beirat oder einzelne Eigentümer rechtmäßig Änderungen einfordern. Das Wohnungseigentumsgesetz enthält in § 24 Abs.6 nur rudimentäre Regelungen, es heißt dort:

„Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen.“

Nach Rechtsprechung und Literatur muss das Protokoll das „ob und wie“ der Beschlussfassung enthalten. Neben dem Wortlaut der Beschlüsse sind auch solche Voraussetzungen zu beurkunden, die für die Beurteilung der Wirksamkeit eines Beschlusses und seines ordnungsgemäßen Zustandekommens von essentieller Bedeutung sind (Elzer in Jennißen, Kommentar zum WEG, 3.Aufl., § 119, Rn 119, 122). Dies bedeutet, dass die Niederschrift zumindest den Ort und den Zeitpunkt der Versammlung, die Feststellungen des Vorsitzenden zur Beschlussfähigkeit, die Beschlüsse im genauen Wortlaut, das exakte Abstimmungsergebnis sowie die Verkündung des Beschlusses enthalten muss (vergl. Hügel/Scheel, Rechtshandbuch Wohnungseigentumsrecht, 3.Aufl., S.516; Merle in Bärmann, Kommentar zum Wohnungseigentumsgesetz, 11. Aufl., § 24, Rn 109; Kümmel in Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, 10.Aufl., § 24, Rn 66). Darüber hinausgehende Protokollinhalte sind zwar grundsätzlich zulässig, stehen aber allein im Ermessen des Versammlungsleiters/Protokollführers (Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 120). Nach der Teilungserklärung kann jedoch eine umfassendere Verpflichtung zur Protokollierung des Versammlungsablaufs im Einzelfall vereinbart sein (vergl. BayObLG vom 3.12.2003 – 2Z BR 188/03, ZMR 2004, 443). Auch ist es regelmäßig nicht zu beanstanden, wenn der Protokollant über den Mindestinhalt hinausgehende Inhalte in der Niederschrift aufnimmt (Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 120).

Nach der Rechtsprechung kann die Änderung des Protokolls nur in Ausnahmefällen von den Versammlungsteilnehmern verlangt werden (OLG Hamm vom 25.4.1989 - 15 W 353/87 - OLGZ 1989, 314 (316)). So ist es regelmäßig nicht ermessenfehlerhaft, wenn nicht alle Redebeiträge in der Niederschrift wiedergegeben werden (BayObLG vom 3.12.2003 – 2Z BR 188/03, ZMR 2004, 443 (444)). Es ist nicht die Aufgabe der WEG-Versammlungsniederschrift, alle nicht anwesenden Eigentümer über alle Diskussionsbeiträge zu unterrichten (BayObLG vom 5.12.1989 – 2Z 121/89 -WuM 1990, 173; Kümmel in Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, 10.Aufl., § 24, Rn 66). Ausnahmsweise kann eine Ergänzung jedoch im Einzelfall geboten sein, wenn nur mit der Ergänzung die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung erreicht werden, z.B. um eine eindeutig drohende Missdeutung des Beschlussergebnisses zu verhindern (vergl. OLG Hamm vom 25.4.1989 - 15 W 353/87 - OLGZ 1989, 314 (316); Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 120).

Jeglicher Protokollinhalt muss jedoch die Grundsätze der Richtigkeit, Unparteilichkeit und Verhältnismäßigkeit wahren (Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 121). Jedoch führt nicht jede nachgewiesene Unrichtigkeit des Protokolls zu einem Korrekturanspruch; dies ist nur dann gegeben, wenn ein Eigentümer dadurch rechtswidrig beeinträchtigt wird oder eine rechtlich erhebliche Willenserklärung falsch beurkundet wurde (KG vom 20.3.1989 – 24 W 3239/88 - MDR 1989, 742; BayObLG vom 5.12.1989 – 2Z 121/89 -WuM 1990, 173; Merle in Bärmann, a.a.O., Rn 125). Insbesondere bei strafrechtlich relevanten falschen Protokollinhalten oder solchen, die das Persönlichkeitsrecht rechtswidrig beinträchtigen wird ein Berichtigungsanspruch daher bejaht (BayObLG, a.a.O.; LG Hamburg vom 18.8.2010 – 318 S 168/09, ZMR 2011, 664).

Weist das Protokoll Fehler auf, können diese ohne Einhaltung von Fristen durch die Unterzeichner des Protokolls gemeinsam berichtigt werden, nicht jedoch vom Verwalter allein oder auf Grund eines Beschlusses der Eigentümerversammlung (Elzer in Jennißen, a.a.O. Rn 137; BayObLG vom 12.9.2002 – 2Z BR 28/02, ZMR 2002, 951 (952). Enthält das Protokoll nicht den gesetzlichen oder nach der Gemeinschaftsordnung vorgeschriebenen Mindestinhalt, so sind die getroffenen Beschlüsse im Allgemeinen nur anfechtbar, nicht jedoch nichtig (BGH vom 3.7.1997 - V ZB 2/97 - NJW 1997, 2956); der Mangel kann aber noch im gerichtlichen Verfahren behoben werden (OLG München 07.08.2007 - 34 Wx 3/05 ZMR 2007, 883). In welcher Frist und welcher Form ein Berichtigungsanspruch geltend zu machen ist, ist in Rechtsprechung und Literatur umstritten. Teile der Rechtsprechung (OLG Hamm vom 24.1.1985 - 15 W 450/84 – MDR 1985, 502; KG vom 6.6.1990 – 24 W 1227/90 – WuM 1990, 363) halten in einem solchen Fall die Monatsfrist der Anfechtungsklage für maßgeblich während andere (Merle in Bärmann, a.a.O., Rn 130; Sullmann in Jennißen, a.a.O., § 46 WEG, Rn 74f. ) eine einen unbefristeten Berichtigungsanspruch für richtig halten.  Nach der hier vertretenen Ansicht sind Mängel in der Beschlussfassung, also hinsichtlich des Wortlauts oder des Zustandekommens, aus Gründen der Rechtssicherheit und der Bindungswirkung für Dritte (§ 10 Abs.4 WEG) innerhalb der Monatsfrist im Rahmen einer Anfechtungsklage geltend zu machen. Dagegen kann die Berichtigung aller fakultativen Bestandteile des Protokolls, insbesondere ehrverletzende Äußerungen fristfrei verlangt werden. In diesem Falle richtet sich der Anspruch gegen die Unterzeichner des Protokolls; Grundsätzlich hat jede Berichtigung den Eigentümern mitgeteilt zu werden(Kümmel, a.a.O., Rn 74f.).

Als Fazit ist festzuhalten, dass die Niederschrift grundsätzlich nur der Information über den Inhalt (genauer Wortlaut) und über das Zustandekommens von Beschlüssen der Eigentümerversammlung vermitteln muss. Hinsichtlich darüber hinausgehender Inhalte wird dem Versammlungsleiter, zumeist der Verwalter, von der Rechtsprechung ein weites Ermessen eingeräumt. Eine Änderung des Protokolls kommt nur in Betracht, wenn dessen Fortbestand zu untragbaren Ergebnissen führt. Wird die Berichtigung eines Beschlusstextes oder der der Beschlussfassung zu Grunde liegenden Formalien verlangt, so sollte aus Sicherheitsgründen die Monatsfrist der Anfechtungsklage eingehalten werden

Wann muss der Verwalter zur Eigentümerversammlung einladen? Das Einberufungsverlangen nach § 24 Abs.2 WEG:

Die Einberufung der Eigentümerversammlung wird in § 24 Abs.1-4 WEG und von den meisten Teilungserklärungen (Miteigentumsordnungen) geregelt. Die Versammlung hat im Wohnungseigentumsrecht eine zentrale Bedeutung: Sie ist das oberste Entscheidungs- und Willensbildungsorgan der Gemeinschaft; alle Fragen die über die schlichte laufende Verwaltung hinausgehen, müssen von Ihr beraten und entschieden werden. Nach dem Gesetz ist die Versammlung mindestens einmal pro Kalenderjahr durchzuführen und wenn besondere Umstände oder mindestens ein Viertel aller Eigentümer dies fordern. Da wirksame Beschlüsse in der Regel nur gefasst werden können, wenn der Verwalter zur Eigentümerversammlung einlädt, kommt dem Einberufungsverlangen eine wichtige Bedeutung zu, insbesondere bei untätigen oder zu selbständigen Verwaltern.

Nach § 24 Abs.1 WEG muss die Wohnungseigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr einberufen werden. Diese gesetzliche Vorgabe ist zwingend und kann auch nicht durch Mehrheitsbeschluss abgeändert werden. Nur wenn alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer ausdrücklich auf die Abhaltung einer Versammlung verzichten, braucht in diesem Jahr keine durchgeführt zu werden. Ein Verzicht für die Zukunft, über einen konkreten Einzelfall hinaus, ist dagegen nicht möglich. In der Teilungserklärung kann auch zulässigerweise eine häufigere Abhaltung von Eigentümerversammlungen (etwa alle 6 Monate) vereinbart werden, nicht aber ein längerer Zeitraum als einmal pro Kalenderjahr (Bärmann/Pick, 18. Aufl., § 24, Rn 2, umstritten).

Über die jährliche Hauptversammlung hinaus, hat der Verwalter gemäß § 24 Abs.2 WEG eine außerordentliche Eigentümerversammlung dann einzuberufen, wenn sie schriftlich unter Angabe der beabsichtigten Tagesordnungspunkte sowie der Gründe für die Eilbedürftigkeit von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird. Entscheidend ist das Kopfprinzip, nicht die Miteigentumsanteile. Geht dem Verwalter ein solches Einberufungsverlangen zu, so hat er nur ein formelles Prüfungsrecht, d.h. er darf nur prüfen, ob überhaupt grundbuchliche Eigentümer die Einberufung verlangen, die Schriftform gewahrt ist, ob ein rechtlich zulässiger Beschlussgegenstand umrissen ist und ob ein Zuwarten bis zur nächsten Eigentümerversammlung nicht zumutbar ist.

Nur die in Abteilung I des (Wohnungs-) Grundbuchs eingetragene Eigentümer dürfen ein Einberufungsverlangen (mit-)tragen. Wenn zum Zeitpunkt des Zugangs des Einberufungsverlangens dieses auch von Nichteigentümern unterschrieben ist, sind diese bei der Berechnung des Quorums nicht zu werten (Kümmel in Niedenführ/Vandenhouten/Kümmel, 9. Aufl. § 24, Rn 10).

Gemäß § 24 Abs.2 muss das Einberufungsverlangen „schriftlich“ beim WEG-Verwalter eingereicht werden; dies bedeutet, dass die strenge Schriftform des § 126 Abs.1 BGB hierbei eingehalten werden muss. Nur von allen Ausstellern eigenhändig unterzeichnete Einberufungsverlangen sind wirksam, womit Telefaxe, E-Mails oder kopierte Unterschriften unzulässig sind (Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 10). Eigentümer können sich jedoch bei dem Einberufungsverlangen vertreten lassen, z.B. durch einen Rechtsanwalt (Kümmel in Niedenführ/Vandenhouten/Kümmel, a.a.O., Rn 11). Die Teilungserklärung kann jedoch das Schriftformerfordernis abmildern.

Unzulässig sind solche Tagesordnungspunkte für die die Gemeinschaft keine Beschluss-kompetenz besitzt oder die gegen zwingende Gesetze oder nicht abänderbare Regelungen der Teilungserklärung verstoßen (Elzer in Jennißen, 3.Aufl., § 24 Rn 8). Beispiele für unzulässige Tagesordnungspunkte wären Zahlungsforderungen gegen ausgeschiedene Eigentümer (siehe Blog vom 9.11.12), persönliche Handlungspflichten einzelner Eigentümer (siehe Blog vom 13.11.2012) oder aber nicht einzelfallbezogene Umlageveränderungen von Instandsetzungskosten b.z.w. eine Heizkostenverteilung zu 100% nach Verbrauch (Verstoß gegen § 16 Abs.4 WEG b.z.w. gegen die HeizkostenVO).

Der in § 24 Abs.2 WEG genannte „Grund“ für die Versammlung bezieht sich auf die besondere Eilbedürftigkeit der angestrebten Beschlussfassung, die ein Zuwarten auf die nächste ordentliche Eigentümerversammlung nicht erlaubt (Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 12). Die Eilbedürftigkeit ist daher im Antrag von den Eigentümern zu begründen, wobei jedoch eher geringe Anforderungen bestehen. Grundsätzlich ist aber der Verwalter nicht verpflichtet, Terminvorgaben der Eigentümer zu erfüllen (Kümmel in Niedenführ/Vandenhouten/Kümmel, a.a.O., Rn 11). Zumindest wenn sich eine gewisse Dringlichkeit aus den geschilderten Umständen ergibt, ist der Verwalter im Allgemeinen verpflichtet, innerhalb eines Monats nach Zugang des Einberufungsverlangens die Einladung zur Versammlung zu versenden (Bärmann/Pick, a.a.O., Rn 7). Wenn die Dringlichkeit des Einberufungsverlangens jedoch weder dargelegt ist oder sich aus den Umständen ergibt, so ist der Verwalter verpflichtet, die Beschlussanträge auf die Tagesordnung der nächsten ordentlichen Eigentümerversammlung zu setzen.

Der Verwalter hat gegenüber einem wirksamen Einberufungsverlangen  kein materielles Prüfungsrecht, d.h. er darf nicht entscheiden, ob nach seiner Auffassung die geforderten Tagesordnungspunkte überhaupt einer Beschlussfassung bedürfen; selbst Wahrheitsgehalt der Behauptungen oder deren Plausibilität entziehen sich der Beurteilung durch den Verwalter. Ausgenommen sind lediglich die Fälle des klaren Missbrauchs, die jedoch sehr zurückhaltend zu beurteilen sind (OLG München vom 21.6.2006, Az: 34 Wx 28/06, ZMR 2006, 719 (720); Kümmel in Niedenführ/Vandenhouten/Kümmel, a.a.O., Rn 11; Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 14a).

Lehnt der Verwalter die Durchführung der Eigentümerversammlung ab, so hat er dies den Antragstellern mitzuteilen (Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 14). Bestehen keine rechtmäßigen Ablehnungsgründe, muss der Verwalter eine außerordentliche Eigentümerversammlung unverzüglich einberufen, selbst wenn es dabei um seine Abberufung geht. Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig oder nimmt er fälschlich keine Eilbedürftigkeit an, so besteht dem Grunde nach ein Anspruch auf Schadensersatz gegen ihn (OLG Düsseldorf v. 25.8.2003, Az: I-3 Wx 217/02, ZMR 2004, 692; Elzer in Jennißen, a.a.O., Rn 14) und der Beirat (sofern ein solcher bestellt ist) darf anstelle des Verwalters die Versammlung einberufen, § 24 Abs.3 WEG. Existiert dagegen kein Beirat, so muss das Wohnungseigentumsgericht auf Antrag eines Eigentümers die Voraussetzungen für eine Versammlung schaffen (OLG Zweibrücken v.16.09.2010, Az: 3 W 132/10, NZM 2011, 79).

Grundsätzlich ist es sogar möglich, dass ein einzelner Eigentümer erfolgreich die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung verlangen kann. Dies kommt dann in Betracht, wenn die Einberufung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht und dringend eine Beschlussfassung der Eigentümer herbeigeführt werden muss (Kümmel in Niedenführ/Vandenhouten/Kümmel, a.a.O., Rn 14). Hier steht dem Verwalter jedoch ein deutlich größerer Ermessensspielraum zu, als im Rahmen des Einberufungsverlangens nach § 24 Abs.2 WEG. Im Wesentlichen ist dieses Recht des einzelnen auf solche Fälle beschränkt, in denen der Verwalter von sich aus verpflichtet wäre, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen, z.B. bei Maßnahmen die keinen Aufschub dulden und über den Bereich laufenden Verwaltung hinausgehen (größere Sanierungsmaßnahmen, Rechtsverfolgung etc.).

Einladung zur Eigentümerversammlung: Was muss die Tagesordnung enthalten? Wie müssen die Beschlüsse vorbereitet sein?

Gemäß § 23 Abs.2 WEG ist der Gegenstand der Beschlussfassung in der Einladung zur Eigentümerversammlung anzugeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Beschluss in der Einladung vorzuformulieren wäre; das Beschlussthema ist mitzuteilen, um so die Eigentümer vor überraschenden Beschlüssen zu schützen (OLG Schleswig, ZWE 2007, 51 (53); Merle/Bärmann, Wohnungseigentumsgesetz, 11. Aufl., § 23 , Rn 76). Zweck dieser Vorschrift ist, dass die Eigentümer entscheiden können, ob die beabsichtigen Beschlüsse für sie überhaupt von Belang sind und um sich ggf. thematisch auf die Versammlung vorbereiten zu können (OLG München, NZM 2005, 825 (827); OLG Düsseldorf, ZMR 2001, 723).

Geht es bei den avisierten Beschlüssen um die Beauftragung von Firmen, so hat der Verwalter die Eigentümerversammlung durch eine entsprechende Ausschreibung vorzubereiten und mehrere Angebote einzuholen. Bei Aufträgen im Bereich von etwa 1.000 € wird es noch ausreichen, wenn zwei vergleichbare Angebote vom Verwalter eingeholt werden und diese mit Angebotsbetrag und –Umfang in der Einladung schriftlich dargestellt werden. Bei komplexen und/oder deutlich teureren Sanierungsvorhaben ist der Verwalter aber verpflichtet, objektiv nachvollziehbare, die Einzelheiten der durchzuführenden Arbeiten ausweisende Sanierungsangebote von Fachfirmen einzuholen (BayObLG, ZWE 2000, 37 (38)).Um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten, sollten die Angebote die wesentlichen Kostenpositionen betragsmäßig ausweisen. Im Regelfall sollten drei Angebote eingeholt werden, um einerseits die Üblichkeit der Kosten und andererseits verschiedene wirtschaftliche Sanierungsmöglichkeiten prüfen zu können (Merle/Bärmannn, a.a.O., § 21, Rn28; Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, Wohnungs-eigentumsgesetz, 9. Aufl., § 21WEG,Rn 69). Bei der weiteren Bestellung eines Dienstleisters, der bereits für die Gemeinschaft längerfristig tätig war, sind Vergleichsangebote ausnahmsweise nicht erforderlich (z.B. bei Wiederbestellung des WEG-Verwalters: BGH vom 1.4.2011, Az: V ZR 96/10, NZM 2011, 515).

Wenn mit den in der Tagesordnung avisierten Beschlüssen erhebliche Eingriffe in das Sonder- und/oder Gemeinschaftseigentum verbunden sein werden und/oder deutliche finanzielle Belastungen entstehen, ist umso ausführlicher der Beschlussgegenstand und dessen Finanzierung in der Einladung darzustellen (OLG Hamm, NJW-RR 1993, 468 (469); OLG München, NZM 2006, 934; Merle/Bärmann, a.a.O., § 23, Rn 77; Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, a.a.O., § 23, Rn 63). So empfiehlt es sich zumindest bei Maßnahmen mit einem finanziellen Volumen von ca. 5.000,00 € die eingeholten Vergleichsangebote, ggf. vorhandene weitere Informationen wie z.B. Sachverständigengutachten, der Einladung in Kopie beizufügen und im Text der Einladung darauf zu verweisen. Bei gravierenden Einwirkungen auf das Sondereigentum einzelner Eigentümer kann es sogar notwendig werden, in der Einladung ausdrücklich darauf hinzuweisen (OLG Hamm, DWE 1992, 35 (36); Merle/Bärmann, a.a.O., § 23 WEG, Rn 77).

Folge eines Ladungsmangels ist nicht die Nichtigkeit des Beschlusses, sondern nur dessen Anfechtbarkeit (Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, a.a.O., § 23, Rn 65; Merle/Bärmann, a.a.O., § 23, Rn 77). Die Aufhebung des angefochtenen Beschlusses kommt jedoch nur in Betracht, wenn die abwesenden Eigentümer, einschließlich derer, die sich in der Versammlung vertreten ließen, zusammen über die Stimmmehrheit darstellen. Nach der gesetzlichen Vermutung beruht der Beschluss auf dem Ladungsmangel; diese Vermutung ist jedoch widerlegbar, wenn die anwesenden Eigentümer den Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit allein hätten fassen können. Die Stimmen der vertretenen Eigentümer sind dabei nicht als Ja-Stimmen zu werten, da die erteilte Vollmacht sich grundsätzlich nur auf die Abstimmung zu den in dem Einladungsschreiben vorgesehenen Tagesordnungspunkten erstreckt (OLG München, NZM 2005, 825 (827); OLG Hamm NJW-RR 1993, 468).

Was darf der WEG-Verwalter entscheiden ohne die Eigentümer zu fragen

Eine der wesentlichsten Aufgaben der Eigentümerversammlung ist die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, wie dies in § 21 Abe.1 WEG ausdrücklich bestimmt ist. Den Kernbereich dieser Entscheidungskompetenz kann die Eigentümerversammlung weder auf den Verwalter, den Beirat, Wohnungseigentümer oder gar auf sonstige Dritte durch Beschluss übertragen (OLG Düsseldorf, OLG-Report Düsseldorf 2003, 100 = ZMR 2003, 126). Davon ausgenommen sind lediglich Maßnahmen der laufenden Verwaltung, die exemplarisch in § 27 WEG aufgelistet sind; hier ist der Verwalter im Allgemeinen berechtigt und sogar verpflichtet selbständig zu handeln. Grundsätzlich ist aber die Entscheidung über das „ob und wie“ von Instandsetzungsmaßnahmen der Eigentümerversammlung vorbehalten; nur der Versammlung steht die Entscheidung zu, wie gemeinschaftliches Eigentum repariert wird (LG München I, ZMR 2009, 398 (401); OLG Düsseldorf, ZMR 2007, 605 (606)). Dem Verwalter ist es daher nicht erlaubt, ohne Beschluss Instandhaltungsmaßnahmen oder Ersatzbeschaffungen durchzuführen (OLG Hamburg ZMR 2006, 546).

Nach Rechtsprechung ist es daher nur in engen Grenzen zulässig, die Vergabe und die wesentliche Ausführungsart eines Sanierungsauftrages durch Mehrheitsbeschluss z.B. auf den Verwalter zu delegieren. Die Delegation von Entscheidungsbefugnissen ist allenfalls zulässig, wenn die Art und Weise seiner Durchführung, die Kosten der Arbeiten und die sich für den einzelnen Eigentümer ergebenden finanziellen Belastungen durch Beschluss festgelegt wurden (Vgl. LG München I ZMR 2009, 398; bestätigt von OLG München, GE 2009, 525;

 KG, ZMR 2009, 790 (793) ; OLG Hamm, ZMR 2007, 131 (132)).

So muss die Eigentümerversammlung bei größeren Instandsetzungsmaßnahmen z.B. darüber entscheiden, ob wesentliche Bauteile wie Fenster oder Dacheindeckungen nur saniert, gänzlich erneuert oder gar umgestaltet werden (modernisierende Instandsetzung). Wann in diesen Kernbereich der Entscheidungskompetenz der Versammlung eingegriffen wird, kann abstrakt kaum entschieden werden. Zulässig dürfte jedoch die Delegation von Detailfragen sein. Ob die Farbauswahl von im Gemeinschaftseigentums stehenden Gebäudeteilen eine solche delegationsfähige Detailfrage oder für die Gemeinschaft entscheidungserheblich ist, ist in Literatur und Rechtsprechung umstritten. So meint das Kammergericht (KG, ZMR 2004,622), dass es zulässig wäre z.B. die Farbauswahl für den Anstrich des Treppenhauses auf den Beirat übertragen, wäre gewichtige Auffassungen in der Literatur dagegen sind (Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, § 21 WEG, Rn 66).

Nach einigen Urteilen soll es gerade noch zulässig sein, zwischen zwei Angeboten, die grundsätzlich durch Beschluss die Zustimmung der Eigentümer fanden, den Beirat und/oder den Verwalter zu bevollmächtigen, Details der Angebote nachzuverhandeln und dann den Auftrag zu erteilen (Merle/Bärmann, WEG-Kommentar, § 21 WEG, Rn 37). In einem solchen Fall geht es nur noch um das Auswahlermessen, das jedoch durch den Ermächtigungsbeschluss der Wohnungseigentümer-versammlung eingeengt ist und wenn eindeutige Kriterien für die abschließende Entscheidung durch Verwalter und/oder Beirat definiert sind. Weitergehend ist die Entscheidung des LG München I vom 10. November 2008: Danach soll es möglich sein, die Entscheidung über Sanierungsangebote gänzlich auf den Beirat zu delegieren, selbst wenn die Angebote noch nicht vorliegen. Dies setzt allerdings voraus, dass durch detaillierte Leistungsverzeichnisse eines Ingenieursbüros und/oder gleichartige in anderen Gebäudeteilen bereits durchgeführte Instandsetzungen, der Sanierungsumfang für die Eigentümer nachvollziehbar ist, und ein fixer Kostenrahmen beschlossen wird. Das Landgericht begründete seine Entscheidung mit dem Argument, dass die Versammlung über die maßgeblichen Eckpunkte der Sanierung beschlossen hat und Beirat resp. Verwalter nur noch ein sehr eingeschränkter, genau umgrenzter Handlungsspielraum verbliebe (LG München I ZMR 2009, 398; bestätigt von OLG München, GE 2009, 525).

Abgesehen von der Möglichkeit durch eine Vereinbarung aller Wohnungseigentümer der Gemeinschaft Entscheidungskompetenzen zu übertragen (OLG Frankfurt, OLGZ 1988, 188; LG München 1, ZMR 2009, 398 (401); Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, § 21 WEG, Rn 66) und von Notmaßnahmen gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG (Dringlichkeit als Abgrenzungskriterium: BGH, NJW 1977, 44), bleibt im Übrigen nur noch die in § 27 Abs. 3 Nr. 3 WEG geregelte Ermächtigung des Verwalters, laufende Maßnahmen ordnungsgemäßer Instandsetzung ohne Beschluss der Eigentümerversammlung zu treffen (Häublein, ZWE 2009,189 (193,195); Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG-Kommentar, § 27 WEG, Rn 21). Problematisch ist dabei die Definition der laufenden Instandsetzung im Sinne des WEG. Im Wesentlichen sind darunter Maßnahmen von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung zu verstehen,  wobei auf die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der konkreten Gemeinschaft abzustellen ist. In Anbetracht des heutigen Preisniveaus und zur Sicherung einer effektiven laufenden Verwaltung, sollte der Kostenrahmen im Einzelfall bei mindestens 3.000,00 € liegen und selbst bei großen Gemeinschaften zur Vermeidung der Aushebelung der Beschlussfassung durch die Eigentümer 8.000,00 € nicht überschreiten. Es empfiehlt sich, diesen Kostenrahmen konkret zu beschließen; zumeist wird der Kostenrahmen nur in den Verwalterverträgen benannt.